Las sesiones virtuales son una excepción en EOS y se hacen cuando una reunión presencial no es factible. Las dos razones principales para realizar sesiones virtuales son:
- Los gastos de viaje son demasiado elevados o no es posible viajar.
- El ritmo de las reuniones de EOS tendría que interrumpirse.
Si se ha decidido que una reunión tendrá lugar de forma virtual, debemos hacer todo para que sea lo más parecida posible a una sesión presencial. Por favor, leed las siguientes pautas y tenedlas en cuenta:
- Igualdad de condiciones para todos: si una persona participa en remoto, todos en remoto.
- En una reunión virtual, cada participante necesita tener acceso a su propia pantalla y ordenador. Por favor, no os sentéis juntos en la misma sala.
- Preparad todo para poder seguir el ritmo de descansos: tentempiés, bebidas etc.
- El manual de EOS también se utilizará durante la sesión virtual. Por favor, tenedlo a mano.
- La reunión será a través de Zoom. Si habitualmente utilizáis Teams u otros programas, comprobad con tiempo de que Zoom funciona correctamente y si tenéis instalada la última versión.
- Comprobad la conexión a internet (si os conectáis desde casa y un hijo está jugando en línea, puede suponer un problema...) y pensad en un plan B por si acaso (por ejemplo, un hotspot con el móvil).
- Audio: Aseguráos de que la solución de audio funciona (sin retroalimentación o interferencias del micrófono etc.).
- Vestimenta: Se aplica el mismo código de vestimenta que para una reunión presencial.
- Procurad que la iluminación sea la adecuada para que todas las caras se vean bien, incluso cuando anochece. No os sentéis frente a una ventana.
- Ingresad a la reunión unos minutos antes. Empezamos puntualmente.
- Tomamos un descanso de 10 minutos cada hora aproximadamente.
- Aprovechad los descansos para moveros y desconectad de todas las pantallas (móvil, email, etc.) durante este tiempo.
- Para comer solemos parar entre 30 y 45 minutos.
- Si queréis, podemos pasar el almuerzo juntos delante de la pantalla y hablar de temas que no sean de negocios.
- Technología
En las reuniones presenciales prohibimos todos los móviles y portátiles para estar presentes al 100%. Esta regla también se aplica a las reuniones virtuales.
- Desactivad las notificaciones para emails y otras ventanas emergentes.
- Guardad los teléfonos moviles.
- Cerrad todas las demás pestañas, herramientas y programas del ordenador.
- Queremos que la reunión virtual sea lo más parecida posible a una reunión «normal». Por lo tanto, no apaguéis la cámara y dejad el micrófono encendido.
- Colocaos de forma óptima delante de la pantalla.
Espero que esta información os dé una buena idea de la reunión virtual. Como siempre, no dudeís en poneros en contacto conmigo si tenéis alguna pregunta. ¡Nos vemos en Zoom!
