Die Implementierung von EOS (Entrepreneurial Operating System) beginnt im Management-Team, sollte jedoch im nächsten Schritt das gesamte Unternehmen einbeziehen. Ziel ist es, dass letztlich alle Mitarbeiter die EOS-Tools, Disziplinen und Methoden kennen und anwenden.

Dieser Artikel erläutert, was ein Rollout oder „Ausrollen“ von EOS mit sich bringt, warum es wichtig ist und wie es erfolgreich umgesetzt werden kann.

Was bedeutet es, EOS auszurollen?

Bei den ersten drei Sitzungen der EOS-Implementierung – dem Fokustag und den zwei Tagen zur Erstellung der Vision – werden grundlegende Tools und Disziplinen vermittelt:

• V / TO
  Acht Fragen, die die Vision des Unternehmens klar und verständlich definieren.
• Organigramm der Verantwortlichkeiten
  Strukturierung des Unternehmens durch Funktionen, Verantwortlichkeiten und GWC (Gets it, Wants it, Capacity to do it), um sicherzustellen, dass jede Person die richtige Position innehat.
• Rocks
  Drei bis sieben Prioritäten pro Quartal, um mehr Fokus zu schaffen und mehr zu erreichen.
• Meeting-Rhythmus 
  Strategische, vierteljährliche Meetings und wöchentliche operative oder taktische L10 Meetings mit einer festen Agenda.
• Scorecard
  5 bis 15 Indikatoren, die den Puls der Organisation messen, wobei idealerweise mehr Leading Indicators, die zukünftige Ergebnisse vorhersagen, als Lagging Indicators zum Anzeigen erzielter Ergebnisse verwendet werden.

Soweit also die 5 grundlegenden Disziplinen und Tools von EOS. Ein Ausrollen von EOS hat zum Ziel, dass die gesamte Organisation diese Tools kennt und erfolgreich anwendet.

Warum sollte man EOS ausrollen?

Zunächst beginnt das Management-Team, mit EOS zu arbeiten. Allerdings ist der Effekt um ein Vielfaches größer, wenn alle im Unternehmen die simplen, aber wirkungsvollen Tools nutzen. Die Vorteile im Überblick:

• Einfachere Unternehmensführung
• Schnellere und gezieltere Ausführung
• Höhere Teamzufriedenheit und weniger Personalwechsel
• Größere Wachstumskapazität
• Allgemeine Wertsteigerung des Unternehmens

Wie wird EOS ausgerollt?

Bei der ersten Session am Fokustag erkläre ich immer, dass ich drei Rollen habe: Lehrer, Moderator und Coach. Der Lehrer vermittelt die Werkzeuge und Disziplinen von EOS. Der Moderator integriert den Geschäftskontext in das EOS-Modell und lenkt Debatten, und der Coach beobachtet und kommentiert, um das Team zu stärken, wie ein Trainer beim Fußball zum Beispiel.

Und so sehen die einzelnen Schritte auf der nächsten Ebene aus:

• 90 Minuten Meeting
  In einem Meeting mit dem jeweiligen Team wird das EOS-Modell vorgestellt: die sechs Schlüsselkomponenten und die jeweils dazu gehörigen Werkzeuge. Statt 90 Minuten reicht es, dafür 60 Minuten einzuplanen. Ziel ist es, dass alle Mitarbeitenden das EOS Modell verstehen.
  
  Hinweis: Ihr könnt in Erwägung ziehen, ob EOS als „UOS“, also „Unser Operating System“, eingeführt wird. Dabei wird der Buchstabe U durch die Initialen des Unternehmens ersetzt. So wäre EOS bei der Firma Brams Bäckerei dann BBOS (Brams Bäckerei Operating System).
  
  
• Fokustag
  Bei einem Meeting mit dem Team werden die folgenden vier Disziplinen präsentiert: Organigramm der Verantwortlichkeiten, Rocks, L10 und Scorecard. Das Konzept „An Grenzen stoßen“, das ich am Fokustag vorgestellt habe, ist optional. Geht ganz offen damit um, dass auch ihr noch über EOS lernt und am Anfang nicht alles perfekt sein wird. Wie auch bei den Sessions mit mir ist das Ziel, 80 % in jeder Disziplin zu erreichen.
  
  Ebenso wie im vorherigen Punkt wird wahrscheinlich weniger Zeit benötigt als bei unserem Fokustag mit dem Management-Team. Ein halber Tag ist in der Regel ausreichend.
  
  Die genaue Agenda kann dem Leadership-Team Ordner entnommen und eins zu eins umgesetzt werden.
  
  

• Vision ausarbeiten
  Für diesen Teil haben wir mit dem Leadership-Team zwei Tage investiert. Da die Vision des Unternehmens jetzt aber im V/TO definiert und niedergeschrieben wurde, besteht an dieser Stelle wenig Arbeitsaufwand. Es geht hauptsächlich um die detaillierte Erklärung der Vision, die Beantwortung von Fragen und die Erläuterung der Nomenklatur.
  
  Die Sitzung sollte allerdings genutzt werden, um die Arbeit des halbtägigen Fokustags mit dem Team wieder aufzunehmen und weiter zu führen. Falls am Ende noch offene Punkte bestehen, kommen diese auf die Issue-Liste.
  
  Auch für diesen Tag kann die Agenda aus dem Leadership-Team Ordner entnommen und angewendet werden.
  
  

• Quartalsmeeting
  Von diesem Zeitpunkt an finden mit dem Team vierteljährliche Treffen statt, die folgende Ziele haben:

Die Agenda mit den Inhalten findet sich wieder im Leadership-Team Ordner. Auf Abteilungsebene ist dieses Meeting typischerweise deutlich kürzer als mit dem Führungsteam und dauert etwa einen halben Tag.

Wichtig ist die Reihenfolge, in der die Quartalsmeetings je nach Level im Organigramm abgehalten werden:

1. Vorbereitung: Der Abteilungsleiter sammelt Ideen und Bedürfnisse für das nächste Quartal innerhalb der Abteilung und bereitet diese für das anstehende Quartalsmeeting des Leadership-Teams auf
2. Quartalsmeeting des Leadership-Teams: Definition der Rocks des Unternehmens und der individuellen Rocks
3. All-Hands-Meeting: maximal 14 Tage später
4. Quartalsmeeting der Abteilung: Definition der Rocks für die Abteilung und der individuellen Rocks für die Mitarbeitenden

• Jahresplanung
  Beim Jahresmeeting werden ebenfalls die gleiche Agenda und Arbeitsmethodik genutzt, nur die Länge des Meetings ist auch hier in der Regel signifikant kürzer.
  Die Meetings finden – je nach Level im Organigramm – in derselben Reihenfolge wie die Quartalsmeetings statt.
  
  

Und das war‘s! Ihr seid von Schülern zu Lehrern geworden. 😊

Bisher seid ihr eher passiv auf dem Beifahrersitz gesessen. Wenn ihr dann selbst zum EOS-Lehrer werdet, wird schnell klar, was ihr noch nicht vollständig verinnerlicht habt. Es werden Fragen auftauchen, auf die ihr möglicherweise noch keine Antworten kennt, und das ist völlig normal. Im Zweifel könnt ihr euch jederzeit an mich wenden – ich helfe gerne!

Der Moderator (optional)
Um einen Moderator im Raum zu haben, wenn EOS in einem Team eingeführt wird, könnt ihr wechselweise die Meetings eines anderen Teams leiten. So fungiert der Marketing-Leiter als Moderator für das Finance Team und umgekehrt.

Weitere Ebenen in der Organisation
Wenn das Unternehmen mehrere Ebenen hat, wird der gesamte oben beschriebene Prozess so oft wiederholt, bis die fünf grundlegenden Tools jede Ecke des Unternehmens erreicht haben. Erst dann ist eine 100%ige EOS-Implementierung erreicht. Diese ist zwar eine Utopie, aber danach zu streben bringt euch in die richtige Richtung. Das realistische Ziel ist, 80% zu erreichen, und damit wird eine immense Veränderung zu spüren sein!

Der Zeitpunkt des Ausrollens

Das bringt mich zu der Frage, wann ein Rollout von EOS im Unternehmen stattfinden sollte. Die Antwort ist simpel – so schnell wie möglich. Einzige Voraussetzung: Ihr müsst euch dazu bereit fühlen, es im Team einzuführen. Das englische Sprichwort „Perfection is the enemy of done“ (Perfektion ist der Feind von „gemacht“) gibt eine klare Antwort auf die „Wann“-Frage.

Die Einführung muss nicht in allen Abteilungen gleichzeitig stattfinden, allerdings könnte es Fragen aufwerfen, wenn nur eine Abteilung damit beginnt. Für einen besseren Überblick könnt ihr die folgende Vorlage verwenden und die entsprechenden Datumsangaben in die Matrix eintragen: