Desplegando EOS al resto de la empresa

La implementación de EOS (Entrepreneurial Operating System) empieza con el equipo directivo. Pero la idea es que no se quede allí, sino que al final toda la empresa conozca y use las herramientas, disciplinas y metodologías de EOS.

En este artículo explico qué significa «desplegar EOS», por qué es importante y cómo puede llevarse a cabo con éxito.

¿De qué se trata?

En las tres primeras sesiones de la implementación de EOS, el Focus Day y los dos días de crear la visión, hemos conocido las siguientes herramientas o disciplinas básicas:

• V / TO
  Ocho preguntas que definen la visión de la compañía de forma clara y simple.
• Organigrama de Responsabilidades
  La estructuración de la empresa mediante funciones, responsabilidades y GWC (Gets it, Wants it, Capacity to do it) para saber si una persona está en el puesto adecuado.
• Rocas
  De tres a siete prioridades trimestrales para crear más foco y conseguir más.
  
• Ritmo de reuniones 
  Reuniones estratégicas (trimestrales) por un lado y operativas o tácticas (L10 semanal) por el otro, cada una con su agenda especifica.
  
• Cuadro de mando
  De 5 a 15 indicadores que miden el pulso de la organización, idealmente utilizando más leading indicators que predicen resultados futuros que lagging indicators (que muestran los resultados obtenidos).
  

Hasta aquí las 5 herramientas básicas de EOS. Desplegar EOS significa que toda la organización conozca estas herramientas y las utilice con éxito.

¿Por qué hacerlo?

Que el equipo directivo funcione con EOS es un primer paso. Sin embargo, el efecto es mucho mayor si llevas estas herramientas sencillas pero eficaces al resto de la organización. Algunas de las ventajas son:

• Gestión de la empresa más sencilla
  
• Ejecución más rápida y enfocada
• Mayor satisfacción del equipo y menos rotación
• Mayor capacidad de crecimiento
• Aumento general del valor de la empresa

Como hacerlo

Durante la primera sesión del día de enfoque siempre explico que tengo tres roles: profesor, facilitador y coach. El profesor enseña las herramientas y disciplinas de EOS. El facilitador ayuda a encajar el contexto de la empresa en el modelo de EOS y guía en los debates, y el coach observa y comenta para reforzar el equipo, como un entrenador de fútbol, por ejemplo.

Cuando se despliega EOS, los alumnos se convierten en profesores, facilitadores y coaches: seréis vosotros mismos los que lleváis estas herramientas al siguiente nivel de la organización, lo que también es una buena prueba para ver hasta qué punto las habéis entendido e interiorizado. El proceso es similar a la implementación de EOS en el equipo directivo, sólo más corto. Aquí os lo dejo de nuevo:

Los pasos para llevar EOS al siguiente nivel son los siguientes:

• 90 minutos
  En una reunión con el equipo correspondiente presentáis el modelo EOS: los seis componentes clave y las herramientas de cada uno. En lugar de 90 minutos, basta con programar 60 minutos para ello. El objetivo es que las personas del equipo sepan de qué se trata y qué les espera.
  
  Observación: Antes de hacerlo, podéis considerar en el equipo directivo si queréis presentar EOS como «NOS», es decir, «Nuestro Operating System ». En este caso, la letra N se sustituye por las iniciales de la empresa. Para Informática López, EOS sería entonces ILOS (Informática López Operating System)
  
• Focus Day
  En una reunión con el equipo, se presentan las cuatro disciplinas: Organigrama de Responsabilidades, Rocas, L10, Cuadro de Mando. El concepto «Tocar techo» que comentamos en el Focus Day es opcional.
  Podéis decirle a vuestro equipo que aun estáis aprendiendo y que sabéis que al principio no todo va a salir perfecto. Como en las sesiones conmigo, el objetivo es alcanzar el 80% en cada disciplina. Pero no os estreséis, ¡todo llegará!
  
  Igual que en el punto anterior, probablemente se necesitará menos tiempo, quizás media jornada.
  
  El orden del día puede extraerse del manual del equipo directivo y aplicarse tal como está.
  
  
• Crear la Visión
  
  Con el equipo directivo dedicamos dos días a esta parte. Sin embargo, como la visión de la empresa ya está definida y escrita en el V/TO, en este punto no hay mucho trabajo. Se trata sobre todo de explicar la visión en detalle, responder a las preguntas y explicar la nomenclatura.
  
  No obstante, querréis aprovechar la sesión para reanudar y continuar el trabajo del Focus Day con el equipo para seguir avanzando. Si al final quedan puntos abiertos, se añaden a la lista de issues.
  
  El orden del día para esta jornada también puede sacarse de la carpeta del equipo directivo y aplicarse tal cual.
  
  

• Reunión trimestral
  A partir de este momento, se celebran reuniones trimestrales con el equipo, que tienen los siguientes objetivos:

Podéis usar la misma agenda de las reuniones trimestrales del equipo directivo. A nivel de departamento, esta reunión suele ser más breve que con el equipo de liderazgo y dura alrededor de medio día.

El orden en que se celebran las reuniones trimestrales es importante y depende del nivel en el organigrama:

1. Preparación: el jefe de cada departamento recoge ideas y necesidades para el siguiente trimestre y las prepara para la reunión trimestral del equipo directivo
   
2. Reunión trimestral del equipo directivo; definición de las Rocas de la empresa e individuales
3. All-Hands Meeting de toda la plantilla: máximo 14 días después
4. Reunión trimestral a nivel departamental para definir las Rocas del departamento y las Rocas individuales de los empleados

• Planificación anual
  Para la reunión anual también se utilizan la misma agenda y metodología de trabajo, pero suele ser más corta.
  Las reuniones se celebran en el mismo orden que las trimestrales, dependiendo del nivel en el organigrama.
  
  

¡Y ya está! Habéis pasado de alumnos a maestros. 😊

Hasta ahora, habéis estado sentados en el asiento del copiloto, más bien pasivos. Cuando os convirtáis en profesores vosotros mismos, os daréis cuenta de lo que aún no habéis interiorizado del todo. Surgirán preguntas para las que quizás aún no sepáis las respuestas, y eso es completamente normal. En caso de duda, siempre podéis poneros en contacto conmigo, ¡estaré encantado de ayudar!

Pro Tip (alternativa opcional):    
Para tener un moderador en la sala cuando se despliega EOS en un equipo, los directivos pueden presidir las reuniones de otro equipo. Por ejemplo, el jefe de Marketing actúa como moderador del equipo de Finanzas y viceversa.

Otros niveles de la organización
Si la empresa tiene varios niveles, se repite todo el proceso descrito hasta que las cinco herramientas básicas hayan llegado a todos los rincones de la organización. Sólo entonces se alcanza el 100% de implementación de EOS. Es una utopía, sí, pero es el objetivo. Si llegáis al 80% notaréis un cambio importante y la empresa funcionará infinitamente mejor.

Cuando hacerlo

Esto me lleva a la pregunta de cuándo debería desplegarse EOS en la empresa. La respuesta es sencilla: lo antes posible. El único requisito es que vosotros os sintáis preparados para introducirlo en vuestro equipo. El proverbio inglés «Perfection is the enemy of done» (la perfección es el enemigo del «hecho») ofrece una respuesta clara a la pregunta «cuándo».

La introducción no tiene por qué tener lugar en todos los departamentos al mismo tiempo, pero podrían surgir preguntas si sólo empieza un departamento. Para tener una mejor visión de conjunto, podéis utilizar la siguiente plantilla e introducir las fechas correspondientes en la matriz: